Krizový štáb se vůči svému okolí chová jako „černá skříňka“, která přijímá, resp. vydává různé zprávy. Proces probíhající uvnitř „černé skříňky“ charakterizuje Obrázek 9.5.
Přijímané zprávy mohou obsahovat údaje:
Úkolem krizového štábu je z přijaté zprávy zjistit a vyhodnotit situaci a na základě získaných výsledků připravit reakci (odezvu).
Reakce předsedy krizového štábu je navenek prezentována vydáním rozhodnutí předsedy krizového štábu. Realizace vydaného rozhodnutí způsobí změnu situace v území. Tato změna je krizovému štábu postoupena ve formě nové situační zprávy a celý postup se opakuje. [32]